Digitale RI&E én meer met AMS

  • Uw RI&E / Plan van Aanpak bijhouden in Word documenten, Excel-sheets of op papier?
  • Geen overzicht in en bewakingsmogelijkheid op verbetermaatregelen?
  • Relevante arbo-documentatie verspreid over boekenkasten en digitale mappen?
  • Geen inzage in het verleden gerealiseerde verbeteringen?

 

… misschien is dan het ArboManagementSysteem (AMS) een handig online instrument voor u en uw organisatie!

Het ArboManagementSysteem (AMS) is ontwikkeld op basis van een visie op integrale arbozorg. Het AMS beoogt de structuur, de samenhang en de voortgang van alle activiteiten op het gebied van Veiligheid, Gezondheid en PSA (Psychosociale Arbeidsbelasting) te bevorderen en te faciliteren. In andere woorden; het is een hulpmiddel en dient te worden gezien als ondersteuning in de dagelijkse gang van zaken rondom goede zorg voor arbeidsomstandigheden. Het is een RI&E-instrument, een actievolgsysteem met oplossingenboek en dossieropbouw in één. Het AMS draagt zorg voor een integraal, actueel en dynamisch Plan van Aanpak.

screenshot-amsWeb-based
Het AMS is een web-based systeem (via uw browser zoals Google Chrome of Internet Explorer) dat los van alle andere programmatuur kan worden gebruikt. Via inlogaccounts krijgen medewerkers toegang tot het systeem en afhankelijk van de ingestelde bevoegdheden kunnen medewerkers bepaalde handelingen uitvoeren (lezen, schrijven voltooien). Primair wordt een basis gelegd in de vorm van een valide, toetsbare RI&E, vervolgens biedt het AMS goede, praktische ondersteuning bij het sturen en het beheersen van het proces van ‘voortdurende verbetering van arbeidsomstandigheden’.

Vragenlijsten en risicobeoordeling
De basis van het AMS wordt gevormd door standaardvragenlijsten of door vragenlijsten uit de branche of die op maat ontwikkeld worden voor de klant met specifieke vragen over bijzondere onderwerpen binnen de organisatie. De vragenlijsten kunnen digitaal worden ingevuld, zo nodig wordt ten behoeve van het invullen een zogenaamde looplijst (printbaar in Word) gemaakt om te gebruiken tijdens een rondgang of tijdens een bespreking met andere medewerkers binnen de organisatie. De vragen uit de vragenlijsten zijn per stuk voorzien van een toelichting die de invuller helpt bij het bepalen van het antwoord. Dit kan informatie uit de wet- en regelgeving betreffen, maar kan ook specifieke informatie betreffen zoals huisregels van de klant. Aan iedere vraag is, bij een negatief antwoord, ook een oplossingsrichting geformuleerd ten behoeve van het Plan van Aanpak.

Beheersmaatregelen
Daar waar nodig is een beheersactie gekoppeld aan een vraag in de RI&E-vragenlijst; dit is een actie die periodiek terugkeert op basis van een instelbare periodiciteit. Tevens is het mogelijk om zelfstandig beheersmaatregelen in te voeren, waaronder: werkplekinspecties, toolboxmeetings, beschikbaarheid van de vluchtwegen en specifieke controles en acties.

Fine & Kinney
Een methodiek voor risicobeoordeling is integraal aanwezig in het AMS op basis van Fine en Kinney. Het AMS is een gevalideerd systeem en wordt periodiek getoetst op wet- en regelgeving door een team van kerndeskundigen en door meerdere brancheorganisaties.

Plan van Aanpak
De antwoorden op de vragenlijsten zijn bepalend voor de input van het Plan van Aanpak. Bij sommige positieve antwoorden is geen directe actie nodig maar wel een vervolgactie met een bepaalde periodiciteit in de zin van “controleer of…”. Deze beheersactie kan specifiek ingeregeld worden voor een klant. Negatieve antwoorden leiden tot maatregelen en soms ook tot beheersacties met de eerder genoemde periodiciteit. In het actiescherm staan de maatregelen in volgorde van datum. Er kunnen filters worden ge(de)activeerd zoals de planning waarover het actiescherm informatie geeft, de verantwoordelijke medewerkers, budget en de locaties. De acties kunnen worden gekoppeld aan een verantwoordelijke medewerkers die een mail krijgt op het moment dat de actiedatum wordt overschreden. De actie komt na die datum dan als ‘te laat’ in het scherm te staan.

Meer dan RI&E en Plan van Aanpak
AMS is heel handig voor de RI&E en het bewaken van het Plan van Aanpak maar het heeft meer!

Ongevallen & Incidenten: het AMS maakt het mogelijk om ongevallen & incidenten te registeren, analyseren en te voorzien van een actie. De actie wordt integraal opgenomen in het Plan van Aanpak en is te allen tijde traceerbaar.

Toetsmodule: het periodiek uitvoeren van een interne audit kan worden uitgevoerd met de toetsmodule die integraal aanwezig is in het AMS.

Management-info: de optionele managementinfo is een uitkomst voor organisaties, auditors of adviseurs die graag op een overstijgend niveau de resultaten willen vergelijken. Data, acties, personen, afdelingen, enz. kunnen met elkaar worden vergeleken om zodoende al dan niet maatregelen te nemen.

Documentenmodule: het AMS bevat een module waarin documenten geplaatst kunnen worden die relevant zijn voor alle AMS-gebruikers binnen een bepaalde organisatie. Dit is te beschouwen als een soort Handboek voor VGW-zaken en is volledig op maat in te richten.

AMS-app: Met de AMS-app kunnen tijdens rondgangen of inspecties de bevindingen via de smartphone aan het AMS worden toegevoegd, bijvoorbeeld ten behoeve van een LMRA. Ook kunnen kleine vragenlijsten worden beantwoord (bijvoorbeeld  inspectielijst voor magazijn) en kunnen incidenten worden gemeld.

Foto’s en documenten: tijdens de onderzoeken voor de RI&E en alle overige acties kunnen foto’s van specifieke situaties worden genomen of zijn checklisten aanwezig die reeds in gebruik zijn in de organisatie. AMS maakt het mogelijk om foto’s, documenten en verwijzingen op te slaan bij de desbetreffende acties. Ook reeds uitgevoerd onderzoeken kunnen met terugwerkende kracht in het AMS worden ingevoerd zodat de dossiervorming in stand wordt gehouden.

Dossier-opbouw
Op de geplande datum ontvangt de betreffende verantwoordelijke een email ter herinnering aan de openstaande actie. Ter ondersteuning kan er bijvoorbeeld nog een extra checklist worden toegevoegd (bijvoorbeeld bij een BHV-rondgang voor de nooduitgangen), deze kan worden ingevuld en vervolgens als bijlage aan de afgeronde actie worden gekoppeld. De beheerder van het AMS ziet in het dossier dat de actie is afgerond en kan de bijlage openen om vast te stellen wat de bevindingen zijn. Ook naar externe partijen zoals auditoren en Inspectie SZW (Arbeidsinspectie) is dit van belang om ‘goed-werkgeverschap’ aan te tonen.

Vergelijkingen RI&E en Plan van Aanpak
Het Plan van Aanpak van de verschillende bedrijfsonderdelen kunnen worden vergeleken met elkaar waarbij in één overzicht de stand van zaken kan worden afgelezen van openstaande en uitgevoerde maatregelen. Dit kan ook op onderdelen van de RI&E. Van de actieschermen is per RI&E-locatie een overzicht te printen als rapportage. Daarnaast is van de overzichten een print te maken. Op deze manier kan zowel lokaal als centraal stuurinformatie worden gegenereerd ten behoeve van overleg en beoordeling door het management.

VCA, ISO, OHSAS
Het AMS is het ideale instrument om gestructureerd aan de slag te gaan om, een of meerdere, arbozorgsystemen binnen een organisaties te borgen. Met behulp van de leesfunctie kan de auditor voorafgaande aan de audit de status van het arbozorgsysteem inzien.

V&G-plannen
Het uitvoeren van een RI&E in de ontwerpfase blijft voor veel opdrachtgevers een onoverzichtelijke klus. Met behulp van digitale vragenlijsten in het AMS is het mogelijk om vanaf de initiatieffase tot aan de gebruikersfase het gehele proces te monitoren. Inclusief de opmerkingen en acties die vrijkomen uit de vele overlegstructuren tussen opdrachtgever, opdrachtnemer, onderaannemers en overheden.

Veiligheid van dataverkeer
Het systeem is een web-based softwareapplicatie en is maximaal beveiligd door een versleuteling van de data. Het AMS is ook beveiligd tegen uitval of storingen. Over de beveiliging van het AMS is een apart document op te vragen.

PRISMA Arbozorg en meer informatie
AMS is ontwikkeld en wordt beheerd door Raatwerk. PRISMA Arbozorg is gebruiker én dealer van AMS. Via ons is het mogelijk om een gebruikerslicentie af te nemen. Het voordeel van het afnemen van een licentie via PRISMA Arbozorg is, dat u naast de beschikking over AMS, direct de beschikking heeft over een organisatie met gecertificeerde hoger veiligheidskundige (HVK), arbeidshygiënist (AH) en arbeid- en organisatiedeskundige (A&O). Het beoordelen of toetsen van uw RI&E of nadere ondersteuning (verdiepend advies of aanvullend onderzoek) is slechts één klik weg. Het is ook mogelijk om een deskundige vraagbaak budget te koppelen aan onze licentieovereenkomst: dan heeft u ook altijd een inhoudelijk, ervaren en deskundig vangnet.
Indien u meer informatie wilt hebben over het AMS neem dan contact met ons op. Wij informeren u graag over het AMS voor uw organisatie.

 

Share This